思い当たる!皆の「仕事ミス」の種類と理由、リカバリーや対策方法

思い当たる!皆の「仕事ミス」の種類と理由、リカバリーや対策方法

BUSINESS 2018.02.27

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よくやってしまう仕事のミスとは

慣れた業務がゆえのうっかりミス

仕事には慣れているのに、気を付けていたはずなのに仕事でミスしてしまった!という経験は社会人として頑張っている皆さんなら思い当たる節があるでしょう。例えば必要な発注数よりも一桁多い発注をしてしまうなんてこと、最近ニュースやTwitterでも見かけます。毎回自分が担当していて「失敗はしない」と思っているが故のうっかりミスです。

実は仕事に慣れてきてからの方がミスをしやすいと言われていて、そのミスは新人の頃にするミスよりも大損害を出すミスでもあります。新人さんには会社で重要な業務は任せないでしょう。仕事にも慣れてきてから任された仕事だと、うっかりミスが会社への大損害になる程の案件である事が多いです。わかっていた、慣れていて大丈夫だと思ったは通用しないわけです。慣れているからこそ、初心を忘れずにしっかりチェックしてミスを起こさないという気持ちが必要です。

うっかりやってしまうポカミス

ポカミスとは別名「ヒューマンエラー」と言い、通常では考えられないようなミスの事。たとえば、上司に3つのことを頼まれたとします。会社では色々な事を頼まれる事も日常茶飯事です。

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その時、「絶対忘れてはいけない」とは思いつつも2つに集中したり他から違う用事を頼まれたりして気づいたら3つ目を忘れていた!というような状態です。これはどんな人でも1度は心当たりがあるのではないでしょうか。わかっているのにどうして?と思いますが、忘れてはいけない!と心と頭で強く思えば思う程、自分の中でキャパオーバーが発生して脳がシャットアウトしてしまうという心理状態が起きているのです。

疲れから起こすミス

仕事にも慣れて来ると任される仕事の量も増えていきます。そうすると就業時間で終われず残業したりして睡眠がきちんととれていなかったりして疲れが出て起こしてしまうミスもあります。

部下を持ったり重要な仕事を頼まれるような立場になると余計に疲れから起こしてしまうミスが多発します。Twitterなどでも疲れからメガネをかけたままお風呂に入っていた!気づいたら電車で寝ていて終電など相当疲れをため込んでいる日常がある事がわかります。

仕事以外の疲れでも夜中のサッカーを観ていたりと睡眠不足で…。という理由でもうっかりミスもあります。ただどうしても、現代社会では余裕を持った帰宅や疲れをいやす時間というものがとれない人も多いです。全てがミスをした人のせいではありませんがそれでもミスをしたら自己管理を問われるのが社会人。辛いところです。

いつも繰り返してしまう似たようなエラー

ミスする度に「忘れないように」と思っているのに、いざ業務をしているとまた忘れていて同じ繰り返しをしていて自己嫌悪に陥ってしまうという事も多いでしょう。指示をする方からすれば毎回毎回なんで?と思いますが、ヒューマンエラーと同じく「忘れないように」と思えば思う程脳と体がついていっていない状態です。

そういう人はメモを取ったり言われたことを復唱して頭にインプットしたりするのが対策とも言えますが何度も同じミスを繰り返す人は脳がエラーへのプレッシャーで言われたことを覚えようとしていないとされています。こういう経験が多い人に必要なのは「冷静になること」です。何度でもオウム返しのように業務を確認して、冷静に対処することで改善が出来ます。

忙しすぎて確認を怠った上でのミス

仕事にも慣れて来ると任される仕事の量も増えていきます。そうするといままでのように1つの仕事に時間をかけて集中する事が出来ず、確認を怠った結果、ミスをしてしまう事もあります。部下を持ったり新人さんに仕事を教えていたりして、「今迄そんな事はなかったのにミスをしてしまった」という人はこのような理由が考えられます。

他にも慣れている仕事だからこそ安易な大丈夫だろうが蔓延した結果、起きるミスとも言えます。「忙しかったから」は言い訳は通用しません。それが当たり前の社会というのも、何だか切ない話です。

確認不足から起こるエラー

忙しくなくても業務が慣れていて何度も繰り返している仕事だと、確認をせずに続けてエラーが起きるという事があります。実際毎日同じ作業をしているから大丈夫だと思って作った書類を会議で見たら間違っていたり、なんて経験もあるのではないでしょうか。

色々な仕事が山積みになっていて確認不足だったという忙しさも理由にあるとは思いますが、どんな時でも確認を怠らない事。それが実は仕事をしていくうえで、成功する上で何より重要な事でもあるのです。

せっかく張り切って「完ぺきだ!」と思ってした仕事も確認不足で上司に叱られたりやり直しをさせられるのはモチベーションを落としてしまいますからそうならないように確認しましょう。

 

仕事のミスが多いとは

慣れていないことから起こすミス

仕事でミスをすると「しっかりしていない」「集中力がない」と言われてしまう事もありますがミスをする理由だって色々あります。新人の頃や、初めてする業務だと、れていないからこそ起こしてしまうミスがあります。一例をあげるならば「この小切手を切っておいて」と部下や新人さんにお願いしたらなんとハサミで切っていたなんてことも。

ありえないようですが、用語がわからないとやってしまうミスでかなり多いのです。他にも慣れていないのでわからないことを知ったかぶって大きなミスをしてしまうなんていう話もあります。

わからない事は必ず聞く、何度も確認を取って進めていく事は周りから見ても向上心があると評価されます。知ったかぶって行動する上司や部下の方が、迷惑な存在と認定されかねないのです。

プレッシャーによる緊張から起こすミス

「ミスをしないように」と緊張していて起こしてしまうミスもあります。上司から見れば新人さんや部下はいつもカチカチしていて危なっかしい時もあります。中には、「ミスをしないように!皆から遅れを取らないように!」と頑張りすぎてメンタル的な病気になってしまったりして、結局は仕事に支障をきたしてしまうという事もあります。

プレッシャーを感じるのは緊張感を保つ為には必要な事ですが、過度なプレッシャーはミスにつながってしまい、叱られてまた緊張して…、の繰り返しはどう考えてもよくない状態です。

指示を誤解してしまうミス

これは、本当によくあります。上司から言われたことを自分なりに解釈して業務を進めたら違う事。ちゃんと確認を取ってから進めればよいのですが、何だか改めて聞きづらい…。というのが本音。その指示を誤解した事で社内だけでのミスで終わればいいですが、取引先との重要な仕事だったりしたら大変な事になりますよね。どんなに忙しそうに上司がしていても指示は復唱、しっかりとメモすることが大切です。

日本語には同じような言葉でも意味は違っているものがたくさんあります。だからこそ日本語は難しいと言われるのですが、そのためにもしっかり確認を取ってください。

後回しにしてうっかり忘れる

業務が多い職場だと覚える事が大量にあってつい後回しにして忘れていたなんて事もあります。新人さんならばまだ「これからこれから」と注意で終わりますが、ある程度慣れてきた時のうっかりミスは、信用がた落ちです。

ただ、仕事の中には今は優先するべきものなど、優先順位を自分でつけなければならない事も多々あります。だからこそメモで残しておく、スマホの予定に記入しておく、などの対策が必要なのです。ほかにも、手に書いたりパソコンやデスクに予定を書いた紙を常に目の届く場所に貼っておく事をお勧めします。

先を読めないための後手後手

後手後手とは先が読めないので、失敗やミスを繰り返して後々の対応が多いという事。社会に出たら謝罪のプロになるよりも、先を読む洞察力と周りの動きを観察する力も必要とされます。どうしてもわからない時は上司に聞いて指示を仰ぐ、そこで「わからないの?」、「自分で考えなよ」と言われても指示を聞かずに後々叱られるよりはマシです。

予想で行動するのは職業によっては評価されても、大半は叱られる種になるものです。むやみに先を読んで行動せずに、周りの意見を聞いたり、仕事が終わってからネットで経験者の意見などを知ることも、よい方法です。

散らかった環境から起こるミス

やる事が多すぎてデスクが片付かない!よく聞く話です。自分なら何がどこにあってというのがわかるとしても周りにはわかりませんよね。それに散らかっている環境が当たり前になると頭の整理もつかなくなります。

ある程度片付けをしておけば何がどこにあって何をどの順番でするのかという整理をする事が出来ます。多少散らかっていても良いですが業務に支障がある位になるとNGです。

そもそも、もし自分が体調を崩して仕事を休んだり出張先から同僚に何かを頼んでも「どこ?」となってしまってはスピードが重要な仕事面では大打撃です。自分の為だけなく周りの為にも綺麗にしましょう。

名刺を忘れる

新人さんや名刺を持ち始めてすぐに起きるミスです。取引先などと会った時に名刺を渡し忘れたり片手で名刺を渡すなど礼儀面も上司は見ています。

中には緊張しすぎて名前は名乗るのに名刺を出すタイミングがわからず…。という事もあるようです。上司の名刺を出すタイミングなどをよく見て自分も真似して覚えていきましょう。

ミスを減らすための対策

オンオフの切り替えをする

人間ならばどうしたってミスはしてしまうもの。完璧になろうと思えば思う程ミスをする連続です。だとしても「仕方ないじゃん」では通用しません。しっかり働く時は働いて、休む時は休む。簡単なようで難しい事です。ですが、オンオフの切り替えをしっかりしないと疲れや忙しさからミスを連発したり自分の身体を壊してしまう事にもなりかねません。

日本は「社畜」と呼ばれる、「仕事に人生をささげているのでは?」と思われる程、毎日頑張って働いている人が大勢います。中にはブラック会社といって休みなし、残業当たり前、というところもありますよね。だからこそ、休憩できる時でも仕事をして残業して…。なんて、忙しすぎてVR帰宅なんて話もニュースでありました。海外の人からすれば日本人は働きすぎ、でもその日本人からすると海外の人は「それで生活できるの?」と不安に感じる。難しい問題です。

集中力を要する部分を理解する

どの仕事も全力でしていたら集中力はすぐに途切れてしまい、ミスを起こしてしまいます。どの仕事に関しても力を入れる部分、少しリラックスを意識してする部分と集中力を必要とする部分を把握しましょう。

最初はなかなか手を抜く部分、集中する部分がわからないとは思いますが、上司や周りの人を見て学んでいく事で自分なりのペースがつかめるようになります。

上司の指示をしっかり理解する

わからない時は何度でも聞く。メモにして要点をまとめて理解する事を意識しましょう。わからないまま自分勝手にやってしまうと大きなミスを招きかねません。実際上司が思う部下へのクレームというものでは、「上司の指示を理解しないまま仕事をするな」という意見がありました。忙しそうだったからというのは理由にはなりません。

指示を誤解してミスという項目にも書きましたが、言葉は難しいものです。だからこそしつこい位に確認して理解してから仕事をするようにすればミスは減ります。

適切な発言とコミュニケーション

上司と部下で深いダラダラお話をするようなコミュニケーションは社外でしてほしいですが、適切な発言や、相手にわかりやすい言葉でしっかり意見を交換し合い、一致させる事でミスを防ぐことができます。よく「ゆとり世代は」と言われるように、若者言葉で話をしたり適切な敬語を使えない人がとても多いです。会社の上司はお友達ではありませんから適切な発言、敬語を覚えましょう。

一人で仕事をしようとすれば仕事内容が理解出来なかったり、誤解したまま仕事を進めて結局はミスの連発になります。どんなに怖そうな人であろうともコミュニケーションを取っておいて損はありません。

しっかり確認する

業務を頼まれたらしっかり確認、メモをしましょう。上司だけではわからない場合や、他部署と関わりがある場合は他部署にも報告、連絡、相談を心がけましょう。覚えるまでは何度でも聞いて理解する事が重要です。

自分で身勝手に判断してしまうのは、周りにとっても迷惑でしかありません。仕事は一人では出来ません。周りと協力をしていかないと、小さなミスも大炎上の引き金になってしまいます。

 

ミスのリカバリーにはどうするか

早めの対策をとる

もし、部下がミスをしてしまったらあなたならどうしますか?叱る?それとも一緒に対策を考える?

もし新人、部下のあなたがミスをしてしまったらどうしますか?ミスをしてしまった場合は小さくても必ず上司に相談したり早めの対策をとる事が必要です。小さいミスだからと黙っていたら、後々大きなミスになって自分だけでなく周りにも迷惑をかける事も多々あります。

上司側に対しても、ミスをしてすぐに叱ってしまうのではなくて、しっかりとわかる言葉、行動で説明した後に一緒に対策を講じていかないと何度も同じミスを繰り返す事になります。部下や新人さんだけが悪いのではなくて「上司として自分に何か足りない点はあったか」と一度は考えてみてください。全てを部下や新人にぶつけるのは違います。

まず上司に報告する

新人さんだとどうしても上司にミスを報告するのは怖いですよね。厳しい上司だと「どうしよう」となり、結局言わないまま後回しにしてしまった経験もあるのではないでしょうか。

社会に出てミスをしてしまった場合は後回しにせず報告して指示を仰ぐのが先決です。ミスに対して自分一人で悩んでいるよりも、経験豊富な上司に相談すればまた違う観点からの対策が見つかるかもしれません。これもまた、上司側としては報告されたら叱る前に、ならば今後どうするのが得策かを自分だけで考えて解決するのではなくて、報告者の意見やミスをした理由を聞いて、間違いを正していかねばなりません。

状況によりすぐに謝罪する

状況によっては会社内、または取引先、社外への謝罪も大切です。例えば、自分は悪くないとしても部下や新人が何かミスをしてしまったのならば謝罪するのが上司の務め。

だからと言って「何でミスするんだよ」と叱るのではそんな上司を見ている部下や新人がどんな風に成長するかはわかります。時間がない時には部下や新人に丁寧に説明をしたり対策を練るよりも、最初に謝罪をしてそこから説明、対策を練っていくという事も必要です。

解決策の提示

ただ「ミスしました」ではいけませんよね。最近ではずっと指示待ちで自分からは動こうとしない新人が多く、叱ればすぐに辞めてしまう人も多いのです。どちらにせよ、「ミスをしたら人任せ」ではなくて、ある程度自分での対応策を上司や取引先、他部署の人に提示する事で解決したいという意志がある事を見せる事が出来ます。

どうしても解決策が浮かばない、でも上司は自分で考えろと言う…。というような場合は、同僚と相談するのも手ですし、何よりいけないのは勝手に判断して行動する事です。

報告後は解決することに注力する

報告後はずっと落ち込んでいるのではなくて、その発生したミスよりもその後をどうするのかという対応が大切です。悩んでいても解決しませんよね。

どうしたらよいのかという解決に注力しましょう。正直に言えば、ミスがどうこうよりもその後をどうするのかの方が会社的には重要です。同じことを繰り返さない為に力を注いでいく、切り替えをしっかりさせる事もまた、社会で働くには大切な事なのです。

 

大切な報告という義務

報告できない心理

ミスをしてしまったら必ず上司や他部署、周りの人に報告して対策を練っていく事は社会に出たら大切です。それでも報告をしないで後々ミスが発覚して大変な事に、というニュースは後を絶ちません。一体どうして大切な報告をできない、しないのか、その心理を紐解きます。

ミスをしたのに報告できない心理は、やはり怒られたくないという心理が大きいでしょう。忙しい職場でミスは周りに相当な迷惑をかける事になります。ただ、以前にミスをした時にこっぴどく叱られたという経験があって報告できないという人もいます。そうなると、どうしても報告したくない…。となるのは人間ならば誰しもある感情です。それでも、怒られるのは一瞬でも、その癖がついたままでは何度もミスを繰り返して隠して…。の繰り返しですよね。

報告しない心理

報告したくない、報告はしないでおこう、という心理には自己評価を落としたくないという心理があります。「ダメな人」「頼んでも出来ない人」という印象を持たれても仕方がありません。ですが、報告をしないままミスが発覚した時の方が自己評価は格段に落ちます。なぜなら「報告連絡相談が出来ない人」になるわけですから。そうなると仕事自体、任せてもらえなくなるでしょう。

上に書いたように報告をしたら怒られる、という思いと小さなミスだからバレないだろうという思いがあるのだと思います。他にも前にミスしたけどバレなかったから大丈夫だろうという、甘い考えも。

 

ミスをしないために

対策のためのマニュアル整備

もし新人さんや部下がミスをしてしまった時のために、対策マニュアルを整備しましょう。マニュアルを整備しておけば、忙しくて自分が手が離せない時にもそのマニュアル通りに動いてもらえば失敗は大幅に減らせます。

それに、グダグダいわれながら対策を講じるよりも、マニュアルがあった方が新人さんも部下も動きやすいのではないでしょうか。後々時間がある時にミスに関して反省会をするのもよいでしょう。

ダブルチェックする

どんなに慣れていても失敗はあります。だからこそ、何に関してもダブルチェックをして失敗やミスを減らすようにしましょう。忙しくてもミスが見つかれば、もっと時間がかかります。

ダブルチェックは当たり前、と思う方も多いと思いますが、案外出来ていなかったりするのです。これも慣れがあるが故、忙しいからなど、理由もさまざまです。仕事に慣れている人なら「面倒」と思う人もいるでしょう。それでも慣れ程怖いものはありません。

相談できる人や協力してくれる人を作る

忙しい時、ミスをしてしまった時、一人で頑張ろうとすればする程うまくいかないものです。だからこそ上司だけではなく相談できる人、協力してくれる人を作りましょう。

社会では一人の考えだけでなく客観視した考えも必要になる場面がたくさん出てきます。ミス対策についても、色々な人によって色々な対策を持っているかもしれません。

物事を複眼で捉える

もしミスをしてしまってもそのことばかりを思い詰めるのではなくて、対策を講じたなら他の事にも目を向けてください。ミスをしたらどうしよう…。ミスをしてしまった…。としている間にも仕事は増えていきます。

思い詰めているよりは、ミス対策をして次にまたミスを起こさないように色々な対策を講じてなぜミスをしたのかなど頭の中で整理していく事が必要です。

自身の確認と周りとのコミュニケーション

自分でのダブルチェック、確認をしたらそれで終わりではなくて手が空いている人と確認をし合ったりとコミュニケーションを取るようにしましょう。

最近では、携帯ショップなどで料金を支払う人がいた場合、担当した店員さんだけでなくて手が空いている店員さんと金額を確認し合い、カメラで写真を撮って保存するなどの対策がとられています。

 

仕事のミスは成長のための通過点である

仕事のミスはこれから成長するための通過点であって、その仕事を諦めなさいというわけではありません。そのミスを次はしないようにと対策を練り行動する事が成長のカギとなるのです。

大切なのはミスをしてしまった後、どうするのか。報告をせず自分勝手に動くのかはたまた叱られる覚悟で報告をして上司や周りと対策を練るのか…。

ミスをした後、ただ謝罪ばかりして仕事が手につかないままなのか、切り替えて周りの評価を回復させるのかそれは全てあなた次第です。

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