仕事の進め方はとても大切。ポイントを知ってできる人になろう

仕事の進め方はとても大切。ポイントを知ってできる人になろう

BUSINESS 2018.04.24

仕事をするうえで大切なことは、どのようにして円滑に期限内に仕事を進めるかということです。できる人になるためには、どのようにしたらいいのか仕事の進め方やポイントを知り、仕事のできる人になりましょう。

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仕事の「進め方」が重要な理由

仕事の良し悪しが決まる

ビジネスは、仕事の段取りによって良し悪しが決まるといわれていて、いくら仕事が出来ても段取りが悪いと良い面が半減してしまいます。まずは目標を立て、それから日時やルートを決めます。次に何を用意したらいいのか、金額はどのくらいになるのかを計算し、最終的なゴールを決めます。ゴールを達成するための手段を考え、リスクを最小限にした方法を考えることが仕事の出来を左右するでしょう。

自分への評価や印象につながる

段取りが下手な人には、身の回りや頭の中が整理されていない人が多く見られます。例えば、デスクのまわりが整理されていない、パソコンのデスクトップにあるアイコンが整理できておらずごちゃごちゃしている、カバンの中にいらないものがたくさん入っているなど、整理されていないものがたくさんあります。

また、段取りが悪いと、仕事を任せる側は不安になり大きなマイナスになってしまい、「段取り下手=仕事ができない人」という評価や印象につながってしまいます。

DODA

効率的な仕事の進め方の基本

目的やゴールを明確にする

若い時は仕事がとても忙しくても頑張ろう、と前向きになることができますが、家庭を持ったり、年齢を重ねていくとそのようなことは難しくなってきます。何をするのかという仕事の目的を決め、どうしたらその仕事が早く終わるのか、どこで終わらせるのか、ゴールを明確にしダラダラといつまでも続けないようにすることが大切です。

スケジュール管理をしっかりする

仕事を効率よく進めるためには、スケジュールをどうやって管理するかが重要なポイントになり、手早く正確に仕事をこなしている人は、タスクやスケジュールの管理ができていて、仕事を効率的に進めています。反対に仕事ができない人は、能力的な違いもがある場合がありますが、適切なスケジュール管理が出来ていない場合も多いです。

どんな仕事でも予定通りに行くとは限らないので、期日などは余裕をもって設定することが大切。余裕があれば、スケジュール通りに進まなくても焦ることがなく、ミスをしてしまうことも少なくなるので、自分のスケジュールを管理することはとても重要なことなのです。

仕事を分類し優先順位をつける

仕事には早急に対応しなければならないものと、納期などに余裕があるものがあります。仕事を依頼されたら期限と優先順位を確認するそれらをしっかりと分け、急ぎのもの、重要なものから進めていきましょう。複数の仕事があると、あれもこれもと手を付けたくなりますが、しっかりとリストアップをして順番に進めていくとスムーズにこなすことができます。

明らかに大事な仕事であれば優先するべきですが、そうでない場合は相手と交渉をして期限を延ばすなどしてみるのもひとつの方法です。

常に今の仕事をチェックする

仕事の効率を良くするためには、集中できる環境が必要になるので、仕事の効率がいい人は集中できる職場環境で、段取りの優先順位を上手につけています。

仕事がたくさん溜まってくると焦ってしまい、チェックをせずに仕事を進めてしまう事が多くなり、ミスが起きやすくなります。仕事が増えてきたら、手短に終わる作業と時間がかかる作業に分けて、手短に終わる作業からこなしていくといいでしょう。その仕事が終わるだけでも、気持ちに余裕が生まれ、ミスの減少も期待できます。

PDCAサイクルを確立する

PDCAとは、目標や計画を示す「Plan」、計画を基に実行する「Do」、計画に沿って実行できるかを評価する「Check」、計画をベースに必要に応じて改善を行う「Action」の頭文字をとって「PDCA」と呼ばれています。これを継続しながら回していく「PDCAサイクル」を確立することが、仕事を円滑に進めるためには重要なのです。

PDCAサイクルは、国際的な標準規になっているISOでも用いられていて、世界的に定着した考えの一つです。PDCAを一つのサイクルとして行動計画を立てることで、仕事に対するPDCAサイクルが確立できるでしょう。

資料やデスク周りは整理整頓する

仕事を効率よくしたり集中力を上げるためには、整理整頓が大切になり、結果を出すことにも直接につながる重要なスキルになります。しかし、片付けは苦手、仕事が忙しいなどの理由で、後回しにしてしまう場合があり、仕事を優先するのであればこれらは正しい判断とは言えません。

整理整頓の整理の意味は「不要なものを取り除くこと」、整頓の意味は、「整った状態にすること」です。資料やデスク周りが整理整頓できていれば、仕事に必要な書類などを探す時間が短く済みます。余分なことに時間を取られることなく、効率よく仕事を進めることが出来るのです。

仕事を進める上でのポイント

自分の仕事消化量を把握する

自分の仕事量を把握しておき、どの仕事にどのくらいの時間がかかるかを日々確認しておくといいでしょう。仕事量を把握しておかないといつまでたっても仕事が終わらない、仕事をしていないと不安で落ち着かないというようなことがおきてしまいます。自分がどれだけの仕事ができるかをわかっていれば、仕事量をベースにスケジュールを立てることが出来るので、効率よく仕事を進めることができ、ミスも少なくなります。

日々の業務にも優先順位をつける

仕事をするうえで大切なのは、優先順位をつけることで、同じ仕事をしていてもできる人とできない人に分かれてしまうのは、業務の時間を把握し優先順位をつけているかどうかです。また、時間を上手に使えるというのは、すぐれた能力の一つとも言えます。専門的なスキルも大切ですが、スキルが低くても優先順位をつけて仕事をこなしていけば、生産性があがり、たくさん仕事をこなすことができるでしょう。

たとえば、メールやチャットなどの対処をいちいち気にしていたら仕事を効率良くすることができません。短いメールなどは定型文などを利用してすぐに回答して最小限の文言で用件を伝えるようにすると、いつまでもメールの処理に対応しなくてもよくなります。また、意見交換や確認などは、すぐに電話をして確定、決着させるとよいでしょう。

周囲とコミュニケーションをとる

仕事の効率をよくするためには、周囲とのコミュニケーションを円滑にとるということが大切になります。会話が苦手な人はまず、毎朝の挨拶を欠かさず行うようにして、コミュニケーションを取りやすい環境にするとよいでしょう。

仕事の進め方が上手な人は、根回しができていることが多いです。根回しを上手にするためには、初めにやることをできるだけ多くの人に伝えておくことが大切になるので、根回しをすると仕事の進み方は大きく変わることになります。

進め方に悩んだら相談する

仕事の進め方で悩んだりつまづいた時は、周囲の人たちに支援をしてもらいながら、スケジュールを調整していくとよいでしょう。仕事の悩みを相談するときは、相手が信頼できるかどうかを判断することが大切で、仕事の期限などを相談する場合は、上司にするとよいでしょう。経験も実績もあるので、適切なアドバイスをもらえるかもしれません。

仕事の進め方に悩んだら、その原因を明らかにすることがいいです。自分の日々の仕事を分析して、楽しい内容と楽しくない内容に分けてみましょう。楽しい作業のほうが多ければ、その仕事は向いていると思われますが、楽しくない作業が大ければ別の仕事に向いているかもしれません。一度仕事の進め方に悩んだら、自分自身で分析し、上司や先輩、同僚など信頼できる人に相談するといいでしょう。

決断する時期を見誤らない

ビジネスで確実な結果を出すためには、スピードを意識することが大切です。パッと決めてパッと働くこと、グズグズと先延ばしにしても、うまくいくことはありません。行動が遅れるとせっかくのチャンスも逃がしてしまう事にもつながってしまいます。とても良い企画を思いついてもすぐに始めなければ、市場に出すときには時流遅れになっている場合もあるので、良い情報やアイディアが浮かんだら、すぐに始めることが大切です。

適度に休憩する

日本では長い時間働くことが良いことと思われることがありますが、適度に休憩をして、頭の中も体もリフレッシュすることが大切です。適度に休むことで作業効率がよくなるので、多くの企業では45分~1時間の昼休憩が認められています。また、15時頃に軽い休憩をとるところもあります。

約90分くらいでほとんどの人の集中力は切れるそうです。90分以上連続して仕事をすると集中力が低くなり、ミスが多くなる場合があります。90分を目安に休憩をとると、リフレッシュして作業効率を上げることができるでしょう。

仕事を進める上でやってはいけないこと

周囲を気にして意見を言わない

自分が考えていることや、思っていることを言わないでいると、自分の気持ちを押し殺したり常に心配していなくてはいけません。思ったことを意見することは、長い目で見ればいいことなので、思ったことを言うことで少しぶつかることはあっても、何も言わないよりは良い結果になる場合が多くあります。

相手の言っていることがわからなければ、質問することです。意見が言えない人は、周りの空気を読みすぎていたり自分の意見は尊重されないのではないかと思い、言い出せないかもしれません。しかし、わからないことや疑問に思ったときは思いきって自分の意見を言ってみるといいのではないでしょうか。そうすることで周囲の反応は変わってくるかもしれません。

良いことしか想定しない

仕事の種類によっては、最高の場合を目指すよりも最悪の場合を想定する方が大切な場合もあります。リスクを想定しておけば、悪いことが起こっても対応することができます。良いことだけしか考えていないと、予定外のことが起こった場合にすぐに対応することができません。最悪のことが起きたときに最大の努力をすることで、最高の仕事になる場合もあります。

余力を残さず全力で取り組む

時間の管理をすることは、仕事をするうえで大切なことです。いつもギリギリになって行動していると、何か問題が起きたときに対応することができないですが、時間に余裕があれば対処できるだけでなく、その時間を使って良いものを作り出すことができる可能性もあります。何事も全力ではなく、少し手を抜くことも必要なのではないでしょうか。

問題を自分だけで抱える

自分に与えられた仕事は、自分一人ですべてこなさなければならないと思い込んでいる人はいませんか。自分はできると思って他人に仕事を割り振るのが苦手な人がいます。自分でやった方が早いと考え、一人で仕事を抱え込んでしまい、問題が起きても周りの人に相談することもしません。いくつもの仕事を抱え込んでいると、納期や締め切りに間に合わなくなってしまうことにもなり何も解決しません。自分のやり方に固執しずに、周りの人に仕事を割り振ると問題が起こっても、早急に解決することができます。

進め方のわからない仕事を振られた場合

進め方に対する自分の意見をまとめる

仕事を振られたときはメモを取るとよいでしょう。メモを取っているときに疑問に思ったことがあれば、その場で聞いておくと仕事がしやすくなります。初めての案件や難易度の高い内容で仕事の進め方がわからないと思ったら、どのような段取りで進めたらいいのかを具体的に相談しておくとよいでしょう。また、他の人にも依頼するのかどうかを判断しておくことも大切で、仕事量と内容を把握して、自分の意見をまとめておくことが必要です。

上司への上手な相談の仕方

仕事上での悩みは上司へ相談してみるのがいいでしょう。部下からの真剣な相談に対して、煙たがる上司は、上司失格ではないでしょうか。上司に相談する際には、ランチなど仕事以外の場で相談するといいかもしれません。気持ちがほぐれて相談しやすくなり、上司も少し気楽に相談に乗ることができるでしょう。また、事前に相談時間を確保してもらい、ゆっくりと話が出来るようにしておくことも大切です。

仕事の進め方に関するおすすめの本

高橋書店 仕事の9割は「段取り」で決まる

著者は、伊藤昭、酒井昌昭の2人です。伊藤氏は、(株)ロゴ CR担当副社長、酒井氏は、(株)ロゴ 取締役副社長です。著者オリジナルの「2点見積り法」「仕事の正しい進め方」を使うと、良い仕事ができると書かれています。本書の内容をもとにしたセミナーの受講生には大好評の1冊です。

ダイヤモンド社 図で考える。シンプルになる。

著者は、櫻田潤です。ニューズピックス インフォトグラフィックエディーター、日本におけるインフォトグラフィックの第一人者です。シンプルな思考を考える「7つの道具」の使い方が書かれています。図で考えると難しい話もスッキリになり、シンプルな思考がうかんでくる7つの図とは、交換の図、ツリーの図、深堀の図、比較の図、段取りの図、重なりの図、ピラミッドの図と書いてあり、それらを使いこなすことでシンプルな思考を呼び込むと書かれています。

プレジデント社 仕事を高速化する「時間割」の作り方

著者は、平野友朗です。何度も読み返してもらいたい、思考の根っこにおいてもらいたい、全ての部下に勧めてもらいたいとのインパクトを狙って書かれた本です。学校に通っている子供たちには時間割があり、それをこなしており、大人にも仕事が捗る時間割の作り方が書いてあります。

PHP研究所 孫社長にたたきこまれたすごい「数値化」仕事術

著者は、三木雄信です。ソフトバンク元社長室長であった著者が、孫社長のもとで身に着けた「問題を数値化して解決する技術」、誰もが使うことが出来どんな仕事にも効果がでる。数値化仕事術を実践するための7つのポイントや問題解決に絶対役立つ「データ分析・7つ道具」などを紹介しています。

仕事の進め方を見直して「できる人」になろう

仕事は進め方によって良し悪しが変わってきます。無理をして自分一人でこなそうしても、限界があります。周りの人に相談したり仕事を振ったりしながらこなしていくと、うまく仕上げることができるのではないでしょうか。仕事がうまく進めることが出来ないという人は、一度仕事の進め方を見直して「できる人」になってみてはいかがでしょうか。

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