上手な時間の使い方できてますか?そのポイントと工夫の仕方

上手な時間の使い方できてますか?そのポイントと工夫の仕方

BUSINESS 2018.02.27

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時間の使い方次第で、仕事の効率も大きく変わってきますね。あなたは上手な時間の使い方ができているでしょうか。上手な人の特徴や、下手な人の特徴、どうすれば時間の使い方が上手くなるのか、そのポイントや工夫の仕方を考えてみましょう。

時間の使い方が下手な人の特徴

暇な時間ができてしまう

時間の使い方が下手な人は、上手く隙間時間を使えず暇な時間を作ってしまいます。会議の合間や移動時間、休憩の前後など、短い時間を持て余してしまい、何もぜずに過ごしてしまいがちです。暇な時間をどれだけ有意義に使うことができるか、が時間の使い方が上手な人と下手な人の差になります。時間が余ったときには、何をするかを事前に決めておくと、少しの時間も有意義に使うことができます。

また、物事の優先順位をつけておくことで、暇な時間を過ごさなくて済むようになります。何をしようか考えているとやる気がなくなってしまうこともあるでしょう。そのようなことがないためにも、暇な時間を作らないようにしましょう。

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時間配分を考えない

時間配分を考えないと無駄に時間を使ってしまうことになります。事前に、何時までにこれを終わらせる、何時間この作業をやるといったことを決めておくことで、作業効率が上がったり、だらだらと作業してしまうことを避けることができます。時間配分を考える上では、自分がやらなければならないことが整理されている必要があり、その上で逆算して時間配分を考えるとよいです。

時間の使い方が上手い人は、この時間配分がしっかりとできる人です。時間内に予定が終わるように計画しておくことはもちろん、終わらなかったときには調節できるような余裕を持っておくことも必要でしょう。

趣味が無く時間を持て余す

余暇の時間をどのように過ごすのか、という点も時間の使い方にとっては重要です。趣味がある人は、その趣味のために余暇の時間も上手に工夫して使うようにします。しかし、趣味がないと、余暇の時間を目的もなくだらだらと過ごしてしまいがちになります。趣味がなく、余暇の時間を持て余してしまう人は新しい趣味を見つけるか、資格や勉強など目的をもってやるべきことを仕事以外に持つようにするとよいでしょう。

日本人男性の時間の使い方が下手

「休みが取れない」と言う

日本人男性は時間の使い方が下手だといわれることが多いです。その理由のひとつとしては「休みが取れない」をいうことが挙げられます。時間の管理が上手にできる人は、自分の休みの時間も上手く調整して、しっかりと管理することができるでしょう。しかし、時間が上手く使えない人は、だらだらと仕事をしてしまう、または仕事の時間と休みの時間にメリハリを付けられないことが多いです。

欧米などでは、一般的にプライベートな時間を確保し、時間にメリハリをつけながら働くことがよいとされています。「休みが取れない 」とよくいう人は、一度自分の時間の使い方を振り返り、時間の無駄使いをしていないか確認しましょう。

残業が常態化している

残業が常態化している方は、時間の使い方が下手な場合があります。残業すればいい、と安易な考えで仕事をしてしまうと、残業前提の時間の使い方をしてしまいます。そうすると、仕事の時間が伸び、結果必要以上の時間をかけて仕事をすることにつながります。残業が常態化している人は、業務時間内で作業を終わらせるにはどうすればよいか考えてみましょう。

絶対的に終わらせられないという場合は、優先順位をつけて仕事をやる癖をつける他、上司に相談するといった対応を取りましょう。また、仕事がないにも関わらず職場の雰囲気から残業をしてしまっているという方は、それが時間の無駄になっているという意識を強く持ってみるとよいでしょう。自分の行動を変えやすくなります。

オンとオフのメリハリがない

オンとオフのメリハリがない人は、時間の使い方が下手だといえます。プライベートの時間と仕事の時間が同一になってしまうと、時間を区切らずだらだらと仕事をしてしまいがちです。休日も仕事をしている、職場だけでなく家でも仕事をしているという方はオンオフのメリメリが付けづらい状態にあるといえるでしょう。メリハリがないと感じている方は、プライベートの時間は仕事の連絡を受けない、家には仕事は持ち込まないなど空間や時間で分けるようするとよいです。

時間の使い方を家事で工夫

やることをリストアップ

やることをリストアップすることは仕事ではもちろん、家事においても重要です。何をやるべきかがはっきりとしないと、時間配分を上手くできず、時間を無駄使いしてしまう結果に繋がります。やらなければいけないことは、すべてリストアップしましょう。

リストアップの手段としては、紙に書いてもよいですし、スマートフォンなどを使ってメモをする方法もあります。自分がいつでも確認しやすい方法を取りましょう。リストアップした中で終えたことは、チェックを付けるなど印をつけるとやることの管理がしやすいです。

家事の時間配分を考える

家事も時間配分を考えるようにしましょう。掃除や洗濯、片づけなどは、時間を決めずにやると、どれだけ時間がかかっても終わらない仕事です。時間を決めずになると、こだわりすぎてしまったり、細かい点に気を配りすぎてしまい、必要以上の時間をかけてしまうことになります。

他の家事や仕事と比較しながら、どこまで時間をかけるべきなのか考え、時間配分を決めましょう。このとき、時間にある程度の余裕をもっておくことで、調整がしやすくなります。

いつ何をやるかを決めておく

家事の中には、毎日ではなく、不定期にやらなくてはならないこともあります。そのようなことをいつまでも先伸ばしにしておくと、いつまでもやらずにいてしまうこともあります。家事には、仕事のように期限があるものは少ないですが、自分でいつやる、いつまでにやるといったことを決めておくとよいでしょう。そうすることで、その日にやることを明確化でき、時間を上手に使うことができます。

毎日やる家事も、午前中にやる、何時にやるといったように、細かくいつ何をやるかを決めておくと時間を上手に使えるようになります。仕事だけでなく、家事でも時間を上手に使うことを意識して、有意義に時間を使いましょう。

時間の使い方が上手くなるには

生活をパターン化する

時間を上手に使うためには、生活をある程度パターン化するとよいでしょう。生活をパターン化することで、時間の使い方について考える時間を省略することができ、無駄な時間をなくすことができます。

パターン化は、ある程度毎日の仕事やタスクが決まっている場合に有効です。朝、起きてからすること、職場に行ってまず最初にすること、帰る前にすること、寝る前にすることなどパターン化するとよいでしょう。生活のパターン化は規則正しい生活を送る上でも役に立ちます。

朝と夜の時間を有効化

朝と夜の時間は無駄になんとなく過ごしてしまいがちな時間帯です。この朝と夜の時間を有効活用することで、より有意義に過ごすことができるでしょう。朝や夜の時間を使って、勉強をしたり、趣味の時間にすることができます。朝起きたらやることを決め、仕事に行く前の時間を使ったり、寝る前にもタスクを決めておくと時間を有効活用できます。

夜の時間は、飲み会や残業などで予定が立てづらい場合もありますが、朝の時間だと、予定に左右されずに時間を有効活用させることができますよ。

できることから片付ける

時間を上手に使うためには、できることから片づけるようにしましょう。時間を有効活用するために、やることをリストアップする必要があります。さらにそのリストアップされたやることをこなす上で、すぐにできることから片づけるようにするとよいです。

簡単にできることでも、後に伸ばしてしまうと忘れてしまったり、余計に時間がかかってしまうことになってしまいます。家事も仕事もできることはできるうちに、片づけてしまう癖をつけましょう。期限や優先順位はもちろん、簡単にできることから、時間がかかることという順につけるとよいです。

脱線を減らす

作業中についついメールを確認していまった、携帯を触ってしまった、家事ならばテレビに見入ってしまった、そのような脱線があると作業が進まず、時間が余計にかかってしまうことにつながります。時間を有効に使うためには、できるだけ脱線を減らす工夫が必要です。メールの通知を一時的に消す、携帯電話はすぐに確認できるところに置かない、テレビはつけっぱなしにしないといったことを意識しましょう。

また、家事などの場合は、テレビのように作業が止まってしまうものではなく、ラジオのように聞きながら作業が進むものに変えてみるのもよいでしょう。

スキマ時間を有効に使う

作業と作業の間にできてしまうスキマ時間を上手く使うことが時間を上手に使う上では重要です。移動の時間、会議の間の時間、洗濯が終わるのを待っている時間、調理中の時間など、仕事や家事にはスキマ時間が発生してしまいます。スキマ時間では、時間のかかる作業や集中力が必要な作業をやるのには向いていません。しかし、簡単なメールの返信、簡単な読書、勉強の時間などに使うことができます。

とくに、移動時間は無駄にしてしまいがちなスキマ時間です。電車に乗っているときや歩いているときも、ラジオやポッドキャストなどを使って勉強の時間にすることもできます。

同時進行よりひとつに集中する

同時進行で作業を進めると、ひとつのことに集中する場合と比べて作業効率は低下します。同時進行で作業を進めることは一見すると作業が早く進んでいるように感じてしまいがちですが、集中力が途切れながらの作業のなるので、思ったように仕事が進みません。

同時進行をしてしまうことが癖になっている人は、やることにしっかりと優先順位をつけること、ひとつひとつのことに集中して取り組むことを意識してみるとよいでしょう。

時間配分を考える

時間配分を考えることは、時間を上手く使う上でとても重要です。やることをリストアップし、それをいつまでにやるか決めると自然と時間配分が決まってきます。決めた時間配分内で作業を終わらせることができるよう、どの程度こだわってやるか、どの程度の進度で進めるかを考えましょう。

作業内容にこだわりすぎてしまうばかりに、時間を長くかけすぎてしまう場合もあります。時間を上手く使うためには、完璧を求めるのではなく、決められた時間の中で最大の成果を出せるよう工夫するとよいでしょう。そのためには、決められた時間はそのひとつのタスクに対して集中して取り組むことも必要ですね。

時間を有効活用して充実した生活にしましょう

今回は時間の使い方について考えてきました。時間の使い方が下手な人には、暇な時間の使い方や仕事とプライベートの時間の分け方がよくない場合が多いです。また、日本人男性は一般的に時間の使い方が下手だといわれており、休みが取れないとよくいったり、残業が常態化してしまっている傾向が強いです。

時間の使い方については、仕事だけでなく、家事でも同じことがいうことができます。上手に時間を使うために、今回紹介した時間の使い方が上手になるポイントを意識して過ごしてみてくださいね。

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