目標設定の活用術と使い方のコツ。できる上司は管理の仕方がうまい

目標設定の活用術と使い方のコツ。できる上司は管理の仕方がうまい

BUSINESS 2018.02.23

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目標設定をするのとしないのとでは、モチベーションや達成感、結束力、業務の進み具合などが全く変わってきます。業務の効率化や、タスク管理のためにも、目標設定はとても重要なものです。業務遂行のために大切な設定をうまく活用していきましょう。

目標設定が必要な理由

物事の進捗を把握しやすくするため

目標設定をおこなうことで、目標に対しての現在地を把握することができます。現在地が分かると、目標までどのくらい進んでいて、あとどのくらい足りないかを把握することができ、どうすれば目標を達成できるか、どう改善していくか、を自分だけでなく周りからもフォローすることが可能となります。

目標設定というゴールがあることにより、進捗状況が分かりやすくなるため、日々の業務の調整など、自己管理することができるようになります。また、自身のつまづいている部分の相談もしやすくなるため、業務の遂行もスムーズにおこなえます。

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納期に間に合わせるため

業務には必ず納期があります。納期に間に合わなくなる大きな理由のひとつとして、目標設定ができていなかったことによる、進捗の見誤りがあげられます。目標設定をおこなうことで、進捗管理ができているため、納期のある仕事が突然でてきた場合でも、対応することができるようになります。

また、納期があることで、進捗管理もしやすくなり、並行して目標を達成するための計画が立てやすくもなります。目標設定をすることで、納期に間に合わないなどのリスクを軽減しましょう。

チームで仕事をするため

目標設定は、個人の目標管理とチームでの目標管理を設定することがおすすめです。チームの目標があると、それぞれ個人の目標がある場合でも周りと協力しながら進めることができ、一人で業務をおこなう場合よりも業務を効率化することができます。

また、チームの目標を設定することで結束感も生まれ、目標に届かないためにさがりやすいモチベーションも保ったまま業務を遂行することができます。

目標設定のコツ

具体的に目標を定める

目標設定をすることになると、大きな目標ばかりを並べたくなる人は多くいます。大きな目標を持つことはとてもいいことですが、あまり大きすぎるとゴール地点の自分がイメージできずに、達成できない目標となってしまうことがあります。

大きな目標でも達成できるようにするには、目標を細分化・具体化することがオススメです。大きな目標から逆算して、その目標に到達するためのできごとを期日までに決めて、少しづつ達成していきましょう。小さな目標達成の積み重ねが、大きな達成を生んでくれるでしょう。

内容を定量化する

目標設定に関わる具体的な内容は、量が多すぎても少なすぎても、達成ができなくなってしまう原因となります。タスクの量が多すぎると、本当にしないといけない大事なことが後回しになってしまい、結果として効率が悪くなってしまったり、量が少ないと目標到達までの時間がかかりすぎてしまいます。

内容を決める際には、目標に到達するまでに最低限必要なこととプラスアルファでできればいいな、などを考えてみて、そのなかから采配していきましょう。また、内容の項目の量だけでなく、項目一つ一つの比重も配慮しながら組み立てていくとよりいいものができあがるでしょう。

到達可能性を考慮する

到達できる目標であるかを考えましょう。目標設定をしたあとに大事なことは、イメージをできるかどうかです。到達するイメージが全くつかないものを作っても、進んでいくに連れてモチベーションがさがってしまう可能性があります。オススメは、少し頑張れば到達できそうな目標を設定することです。

全く達成できなさそうな目標よりも、少し頑張れば到達できそうな目標のほうが、達成までの道順を描きやすく、ある程度の附加を自分にかけることで、自己成長にも繋がっていきます。自分の現在地と摺合せながら目標を考えていきましょう。

経営目標と整合性を維持する

目標設定をするときは、必ず経営目標に沿うように設定しましょう。経営目標と個人の目標設定の整合性が取れないと、いくら個人の目標が達成できても、経営的には、全く数字が動いていなかったり、経営目標は達成しているのに、個人の目標は全く意味のないものだった、となりかねません。そうなってしまうと、目標を設定してもどっちつかずのままで、行動の仕方が分からないまま進んでしまうこととなります。

目標設定をする際には、経営目標のなかに自身の目標を組み込むような形で作成していきましょう。経営目標と個人の目標はバランスが大事です。

時間制約を設ける

目標には時間を定めましょう。目標を達成する過程のなかにたくさんのタスクや、たくさんの小さな目標がでてきます。それぞれに時間制約を設けることで、SMARTに業務を遂行することができるようになります。また、多くの無駄な業務を省き、ダラダラと行動することがほとんどなくなります。

そして、時間制約をするには一つ注意点があります。時間制約をすると焦ってしまうという人は、最初はできる時間制約を設定し、時間制約が自分にもできることの成功体験を作っていきましょう。少しずつ時間を縮めていき、成功体験を積み重ねていくことも重要です。

目標に否定語を用いる

目標設定をするなかで発生するタスクのなかには、否定語を用いることもおこなってみましょう。通常、タスクのなかに記載されているものは、「○○までに○○をおこなう」となりがちですが、反対に「○○をしない」も入れてみしょう。

例えば、業務中の喫煙の回数や、コンビニに行く回数、無意識にやってしまう業務の滞りを作る行動など、省いていきたいものに対して否定語を使っていくこともオススメです。タスクのなかに入れることで、今までなんとなくしていたことも、意識づけてやめていくことができます。

目標を紙に書きだす

目標を紙に書いて可視化することで、目標を明確化することができます。明確化することで、目標がたくさんでてきても効率的に達成する方法を見出しやすくなります。反対に、目標をただ設定するだけでは、すぐに忘れてしまい、具体化しても目に見えていなければイメージすることも難しい状況をつくりだします。

書きだすことのメリットは、その目標に到達するための計画がしやすくなると同時に、修正もしやすくなることです。目標は自分の毎日見える場所に置いて、確認することが大事です。

失敗した際のことを想定する

目標を達成するまでの過程でつまずくことや失敗することは多々起こるでしょう。目標設定のコツは、全てがうまくいったときの目標設定と、失敗した場合のシナリオも考えておくことです。目標設定をするときに失敗した場合を考えていないと、計画通りにいかないことでモチベーションがさがってしまったり、目標に到達できないことが起こる可能性があります。

失敗したときの別の方法を考えておくことで、失敗したときにも慌てず、計画とのズレを最小限に抑えることができます。

目標設定シートの使い方

大きな目標→具体的な行動や数値という順に書く

効率的に目標達成をするためには、大きな目標を決めたあとにその目標を達成するための具体的な内容を考えてみましょう。目標設定シートの使い方例として、大きな目標(例えば、年度目標など)を決めたあとに、その大きな目標を達成する具体的な日付や数値を、具体的に書きます。

その目標に至るまでの行動なども一緒に記載すると、目標が明確な分、そこに至るまでの経緯を逆算しやすくなるのでオススメです。

過程も書き込む

目標設定ができたときに一番大事になってくるのが、そこに至るまでの過程です。大きな目標設定をおこなったあとは必ず、どのようにして目標を達成するのか、どうすれば目標を達成できるのか過程を書き込みましょう。過程を書き込むことで、イメージしずらかった大きな目標が細分化され、イメージしやすくなり自分が目標達成のためにおこなうべきことが明確化されます。

過程を書き込む時も、大きな目標同様、もしくは大きな目標よりも詳しく日付や何をどう行動していくのかなどの内容を具体的にすると、さらに行動しやすくなるでしょう。

シートを定期的に見直す

目標設定シートは、目標に対しても進捗を知る手がかりとなります。定期的に、シートで自分の進捗状況を見直して、計画は予定通りに進んでいるか、手直しできる部分があるかなどを確認していきましょう。

また、定期的に見直すためには、自分にあったシートをつくることが大事です。せっかく作った目標設定シートが、自分がみても何がどうなっているか分からない。そもそもの目標や、現在の進捗、最初に決めたことがシートをみても分からない…となると、シートをみなくなってしまったり、自分の現在地を見失ってしまう可能性もでてきます。

部下の目標設定で上司が気を付けること

部下の目標を共有する

目標設定をするときに気を付けたいのが、設定した人のなかで全てが完結してしまうことです。設定した人のなかで完結してしまうと、目標の進捗や何を目指しているのかが分からず、手伝うことや業務を助けることも難しくなってしまいます。また、部下の目標を知らなければ、つまずいていることやうまくいっていること、どのような計画を立てて行動しているのかを知ることができません。

目標を知ることで、どうしたら達成するか、目標への進捗状況、今後の動きを一緒に考えることができます。また、その目標に対して大きく道を外れることを防ぎ、目標達成しやすくすることもできるため、必ず知っておく必要があります。

進捗を確認し評価する

目標設定をしたあとは、それだけに留まらず進捗状況を確認しながら進めましょう。目標を設定したあとの目標への進み具合は、その人の苦手や得意なところを知るための指標でもあります。進捗を確認しながら、できていることに対しては評価をして褒めること、できていないことはなぜできていないのかを探し、できるように改善していきましょう。

目標設定をすることはもちろん一番大事なことですが、そのあとの管理をしていくことも部下の目標達成を早めたり、困っていることを改善していくための大事な上司の役目でもあります。

成果を確認し評価する

目標設定をしたことが達成されたとき、もしくは目標の過程のタスクがうまく行ったときは、褒めることが大事です。褒めることでモチベーションがあがり、さらに行動できる糧となります。また、うまくいった行動はその行動を繰り返すことで、早く目標達成に近ずくことができます。その成果はほかの躓いている部下の改善策となることもあります。

部下に成果があったことを把握することで、成功体験を積みあげさせることや、モチベーションをあげること、周りの部下に影響を与えることもできるため、必ず知っておくことをオススメします。

改善策を考えさせる

目標を追いかけていると、成果とは反対にうまくいかなかったこともたくさんでてきます。うまくいかなかったときは、何故うまくいかなかったのか、どうしたら成果をだせたのかをアドバイスするのではなく、一度自分で考えさせてみましょう。

考えることで、その失敗が起こったことの振り返りをすることができ、どうしたら結果が違ったのかなど、自分の目標への過程で起こったことだと認識するようになります。そのものごとを認識することで、一つ一つのできごとへ主体性をもたせることができ、次回同じことが起こったときに同じことを繰り返さないようにすることができます。また、主体性をもつことで、自分で考えて行動するようになっていきます。

目標設定の具体例

〇〇に1時間かかっているのを今後30分に短縮する

目標設定をする際に大切になるのがタスク管理。このタスク管理もシートに書き込むなどして、可視化することをオススメします。

目標に到達するまでの過程のなかで、達成を邪魔している時間や業務があることに気づくことがあります。その業務を短縮・思い切って無くすことで目標達成への近道になるかもしれません。時間を短縮することやなくすことを明確化し、タスク管理することで行動することが分かりやすくなり、迷いもなくなるでしょう。また、タスク管理をするときはチェックできる部分を作ると尚いいでしょう。

カラーコピーの回数を減らしてインクの消費量を抑える

目標設定のタスクのなかには、業務の部分とは別に自分が無駄にしているな、削減したいな、と思うことも入れていきましょう。例えば、どの会社でもいわれている「経費削減」。経費削減にもいろいろな種類があるため、タスクに加える際は、具体的に書きましょう。

コツとしてはまず、経費削減から連想される項目をたくさん書きだしてみることです。そのなかから最初は自分ができそうなものから追加していくことです。最初から難しいタスクではなく、一つ一つできるようにしていき、徐々にタスクの中身を変化させていきましょう。

通信講座を受講し年度末までの資格を取得する

タスクのなかには、業務とは関係のない自己啓発も入れてみましょう。業務のなかでは補えないキャリアアップ。その場合もいつまでに何をするか明確化したうえでタスクに追加することをオススメします。

また、目標設定に組み込む場合はさらに、取得したあとのことを考えることも大事です。例えば、何のために取得するのかをイメージすることで、資格取得できるイメージや取得への意欲を掻き立てることができます。自己啓発を入れるメリットとして、成功体験を身近に感じることができ、通常の業務にもその体験を生かすことができるようになり、自信がつくようになります。

じょうずに目標を設定しよう

目標設定は、コツを掴むことで無駄な業務の削減や業務の効率化を図ることができます。うまく活用して、会社全体の目標達成のための材料としたり、会社に勤める個人個人の能力をあげていくためのツールとして使用していきましょう。また、上司として部下とうまく付き合っていくためには、目標設定をすることで、一人一人の業務のできること・できないことの状況把握をしていくことも大切なこととなります。

じょうずに目標設定を活用しながら、業務効率をあげて、チーム全体の目標達成や自己成長を促していくツールにしていきましょう。

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