使えない部下の育て方。仕事ができない部下のタイプを知り、攻略する

使えない部下の育て方。仕事ができない部下のタイプを知り、攻略する

BUSINESS 2018.02.27

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部下にもさまざまなタイプがありますが、その中でも一番手を焼くのが「使えない部下」。頼んだ仕事が思ったように進まないと、自分でやったほうが早いとさえ思ってしまうかもしれません。そんな部下をどのように育成したらよいのかみていきましょう。

タイプ別 使えない部下

飲み込みの悪いタイプ

上司の指示が即座に理解できないタイプのことです。飲み込みが悪いと、何度も同じことを説明しないといけないために、他の部下に指示を出すときよりも時間がかかってしまいます。

また、積極的に質問してくれるような部下なら、多少飲み込みが悪かったとしても説明に時間をかければ仕事はこなしてくれます。問題は、わからないことを質問できない性格の部下です。指示が理解できないまま自分流に解釈をしてしまい、上司の指示と異なる成果物をあげてくる可能性があります。

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このタイプの場合、理解さえできれば仕事はこなせるので、ゆっくりとわかりやすく仕事内容を説明してください。また、内容が理解できているかの確認を取ります。その際には「理解できたか?」のようにイエスノーで答えられる質問ではなく、再度本人に内容を説明させてみましょう。

要領の悪いタイプ

社会人になってから、しっかり仕事のやり方などを先輩社員から教わっていない場合や、元々の性格などにより、仕事の要領が非常に悪い人がいます。彼らはそもそも仕事の仕方がわかっていないのです。

たとえばスケジュールを管理することや、To Doリストを書いて机に置いておくことなど基本ができていないために、やらなければならないことが頭の中でゴチャゴチャになってしまっています。そのような部下を育てなければならない場合は、仕事の内容よりも先に、仕事のやり方を教えなければなりません。

どこに問題を抱えているのかを再確認し、それにあわせてTo Doリストの書き方や、メールの管理の仕方、カレンダーでのスケジュール管理の方法、パソコン内のファイルの整理の仕方、エクセルの使い方など教えましょう。上司からしてみれば知っていて当たりまえのことで、行き詰まっている可能性があります。

コミュニケーションに問題のあるタイプ

いわゆる報告・連絡・相談ができない部下はよくみられます。彼らからは、進捗状況の報告や問題などの報告がないために、任せた仕事がどうなっているのか上司はわからなくなってしまいます。

部下からの報告が上がらない場合は、上司と部下のコミュニケーションに問題があるので、面談などを行い、しっかりと報告・連絡・相談をする必要性をまずは教えましょう。

それでも問題が解決しない場合には、時間はかかりますが部下の抱えている案件の進行について、頻繁に上司のほうから関わるようにします。そのことにより、しだいに会話が増え、気持ちが近づけば部下からも上司に話をしやすくなります。

言葉の通じないタイプ

やっかいなのが、この言葉の通じないタイプ。言語感覚が違うので、言葉を尽くしても理解し合えないのです。言葉が通じないと思ったときには、諦めて別の方法でのコミュニケーション手段を探してください。

たとえば仕事のやり方を教える際に、見本をみせる方法などです。仕事をやってみせ、やらせてみせ、確認する。その繰り返しを行うことで体で覚えさせます。

言葉の通じないタイプは、一緒にいるだけで上司にとっても精神的なストレスとなることでしょう。しかし上司となったからには親と一緒です。長い目で育てる寛容さが大事。

周りが見えないタイプ

空気が読めず、周りがみえていないタイプは、仕事の関係者や状況を無視或いは気を配れないので非常にやっかいです。彼らは視野が狭く、自分のことで頭がいっぱいになってしまいます。

もしも部下が若いのならば、経験を積むことでしだいに視野が広くなる可能性が。言葉で諭し、見本を見せ、成長を促しましょう。

しかし社会人経験も長いのに周りが見えていない場合は、性格によるものである場合があります。その場合は努力しても変わることは難しいです。仕事内容などを、専門的なものに絞るなどして調整しましょう。

完遂能力がないタイプ

やる気はあっても、それが持続しないタイプがいます。仕事を任せても、指示通りにやり遂げられないので大きい仕事は任せることができません。

まずはその部下のどこに問題があるのか探ってください。コミュニケーション不足で、悩みやわからないことが出てきたときに相談をできないのか、仕事の完了形態がイメージできていないので仕事が完遂できないのか。そもそも仕事の要領が悪く、時間がかかってしまうタイプなのか。

それぞれのタイプにあわせて、上司が対応を変えなければなりません。少なくとも、そのような完遂能力のない部下に仕事を任せた場合、報告・連絡・相談だけはしっかりと行わせ、進捗を細かく確認する必要はあります。

時間にルーズなタイプ

時間にルーズなタイプは、時間の観念がそもそも上司とずれています。普通なら締め切りに遅れそうになったときには罪悪感を抱いて焦るものですが、彼らにはその感覚がありません。

納期や期日を守れない、そして自身の遅刻が多い場合には、割り切って締め切りが関わる仕事を与えないという方法があります。しっかりと面談をした上で、遅刻が多いため信頼ができないこと。まずは遅刻をなくすことからステップアップを図ることを伝えましょう。

遅刻がなくなったら、次はプロジェクトに大きな影響のないタスクから与えます。その際には日々の進捗報告を忘れずに。そのように期日が守れるにつれ仕事の範囲を拡大することで、やる気を引き出します。

小さなミスを繰り返すタイプ

ポカミスが直らず注意力散漫であるタイプには、細かいチェックが必要となります。そのため上司としては神経を使う上、やり直しを繰り返すためにスケジュールの進行も気になるところです。

彼らの小さなミスは性格によるところも大きいので、簡単にはなおりません。そのためチェックリストなどのシステムや、やり方の見直しを図りましょう。

出張に必要な機材の準備や、資料の内容は必ず持ち物リストを作成させ、その内容を上司が確認。持ち物を準備させる際には、チェックリストにチェックを入れさせます。時間がかかるようにみえますが、持ち物を忘れた際に生じるトラブルを考えればたやすいものです。

言い訳の多いタイプ

失敗したときに、上司の注意など聞かず自分の言い分ばかり押し通す部下は、上司にとってイライラの種です。素直な部下は、注意したことを受け入れて成長していきます。しかし言い訳の多いタイプは、自分が間違えたことを認められないため、誤りを次に生かすことができません。

叱ったところで、陰で憎まれるだけです。感情的に叱らずに、失敗したことによりどのような影響が出たのかを理性的に説いて聞かせましょう。それでも言い訳をするようならば、重要な案件を任せないほうがよいかもしれません。

性格にもよりますが、話してわかるタイプならば、言い訳することがマイナスとなっていることをきちんと話して聞かせるのがよいです。言い訳するタイプは、会社だけではなくさまざまな面において損をしていると思うので、本人の今後の人生を心配するつもりで親身にいって聞かせましょう。

責任を取らないタイプ

自分のやったことに責任を取らず、自分以外のものに責任を転嫁する部下もいます。彼らは反省することを知らず、常に会社や上司などの陰口をたたいていることが多いです。もしくはさらに自分の下に後輩がいる場合には、責任を後輩になすりつける可能性があるので注意が必要です。

その場合、「この仕事を実際にやっていたのは○○なんですよ」というように、さも自分はミスに関わっていないかのように言い訳をしてきます。このようなタイプには仕事を任せる前に、誰でもなくあなたが責任を持つということを教え込まなければなりません。

責任感のないタイプ

責任感のないタイプは、仕事の見直しや確認など無くやりっ放しであることが多いです。彼らは仕事をあくまで「こなす」ものだと思っています。そのため仕事を完成形まで持っていかなければならないものだという意識が希薄なのです。

仕事を依頼するときには「責任感を持って」などの漠然とした言葉をかけても、彼らの耳には届きません。「書類を作成後に、一度声に出して音読してから提出するように」など、ミスを減らすような指示を出しておきましょう。

気が弱いタイプ

気が弱い性格の場合、まわりに流され余計なことに振り回されることがあります。直接の上司の一方向的な指示が通っているのならばよいですが、異なる先輩社員からの余計な一言や、同僚のアドバイスなども取り入れようとして空回りをします。

本人はいっぱいいっぱいになっている状況です。厳しく叱ったりせずに、まずは簡単な仕事を本人の力のみで完遂させましょう。その積み重ねにより自信をつけていくことが重要です。

世間知らずなタイプ

職場では、人と人が衝突せずにうまくやっていくために、暗黙のルールがあります。いわゆる常識です。世間知らずなタイプは、この職場での常識の欠如により、周りに迷惑や不快感を与えてしまいます。

彼らは仕事ができないわけではありません。ただ、常識を知らないだけなのです。「なんでこんなこともわからないのだ」と叱ることも大切ですが、感情にまかせて怒っても仕方ありません。

常識のない部下を持ってしまった不運を飲み込み、一から常識をたたき込みましょう。時間がかかりますが、常識を身につけることができればその部下はきちんとした戦力へと育ちます。

目立ちたがりのタイプ

目立ちたがる部下は、大きな仕事や目立つ仕事しかせず、地味な小さな仕事を嫌う傾向があります。調子がよく上司には良い顔をみせることが多いのですが、目立たない小さな仕事を頼むと、それを後輩などに陰で押しつけていることがあるので注意が必要です。

部下が若い場合は、早く出世したいとか、格好良い仕事をしたいという憧れが全面に出てしまっている場合があります。その際には、逆に下積みの仕事をこなさせることでその重要性に気づかせてもよいでしょう。目立ちたがりのタイプは意欲はあるので、飴と鞭を使うことで大きく化ける可能性もあります。

性格が悪いタイプ

誰かの悪口や仕事の愚痴ばかりいって仕事が進まない部下は、やっかいです。いわゆるお局さん的な立場の人だと、陰口により職場全体の雰囲気を悪くしたり、従業員同士が足の引っ張り合いを始めてしまったりすることにつながります。

性格は一朝一夕には変わりません。専門的で個人で行える仕事を任せ、チームから少し距離を置くように仕事を配置してみましょう。

学習しないタイプ

何度言っても同じ所を間違えたり、新しいことを覚えようとしない部下は、もともと学ばないというより学ぶ気が無いのです。新しいことを覚える楽しさを知らない、というのもあるでしょう。

このタイプは向上意欲が薄いので、会社の中ではあまり成長せずに終わります。しかし、ルーチンワークなどに長けている人も多いです。学ぶ気がないものを教え込む労力よりも、その部下の長所を生かしたほうが早いかもしれません。彼にあった仕事を与えてみてはいかがでしょうか。

向上心がないタイプ

やる気が見られない部下は、周りの従業員にも悪影響を与えるので、上司としてはうれしくありません。しかし、やる気がないのにはなにかしらの理由ある場合があります。

プライベートで問題を抱えていて仕事に集中できない、会社に夢や希望を抱けていないなどです。後者の場合は「管理職になったとしても仕事はさらにつまらなくなりそうだし、残業代や休日手当がないから給料減りそうだし」といった理由で、現状維持を意識的に選んでいる可能性もあります。

面談などで話し合って、向上心がない理由を探ってみてもよいかもしれません。

すぐ泣くタイプ

女性の部下に多いタイプです。すぐ泣くので注意できず、上司はこの手の部下の扱いに頭を痛めます。まず部下と話し合うときには、泣かれても問題ないように二人きりの状況で行いましょう。

すぐ泣くタイプは、泣いたら自分が可哀相な立場にあることを主張できると知っています。彼女たちにとって泣くことは周囲へのアピールでもあるのです。

二人きりの状況を作ることで、被害者面をされても厳しく「社会人ならメソメソするんじゃない」と叱ることができます。甘やかすばかりではないところをみせましょう。

すぐふてくされるモンスタータイプ

注意しても反省せず機嫌が悪くなる、そんな部下は精神的にまだ幼さが残っています。小さい子が親に叱られて頬を膨らませてすねているのと同じです。

精神的に幼いので、理屈を言っても通じないことがあります。その場合には一方的に叱るだけではなく、なぜそのようなミスをしたのか、今後どうしたらよいと思っているのかなど本人にも話をさせましょう。

彼らにとって上司は親と同じです。叱られれば面白くないし、褒められればうれしくて仕方がなくなります。できの悪い子をじっくりと一人前に育て上げる心意気で、時間をかけて成長を導きましょう。

使えない部下を前にしたときの上司の振る舞い

怒りなどの感情に流されずに冷静に

使えない部下を目の前にしたとき、ついイライラとして感情的に叱ってしまうことがあります。しかしその怒りはたいていの場合、部下に届いていません。むしろそのようなときこそ、頭を冷やして冷静に話をすることが大切です。

ミスがあったのなら、その原因を本人が意識し、改善しなければならないと考えるように順序を追って問題を話し合いましょう。その中で本人が抱えている問題点や悩みも明らかになってくるはずです。それを見つけ、解決することも上司の仕事の1つです。

コミュニケーションをよくとるようにする

コミュニケーションをとることで、部下をよく知ることが大切です。性格の不一致などからお互いに苦手意識を持っている可能性もあります。話してみることで、それまで見えてこなかった部下の長所を発見できるかもしれません。

また、コミュニケーションが円滑になることによって、お互いの本音がいいやすくなります。上司が「なぜこの部下は上司に必要なことを報告しないのだ」と思っているように、部下も「いつも怖い顔をしていて、近づきがたい。進捗の遅れを話したら叱られそう」と考えているかもしれません。

そのような本音がわかっていれば、表情を和らげたり声のトーンを変えてやさしく接することで、問題とされていた円滑な報告・連絡・相談もできるようになるでしょう。まずは上司のほうから部下へ近づくことが、部下を育てるための第一歩なのです。

話しやすい雰囲気を心がける

頭ごなしに叱られていたり、一方的に説教をされたりしているだけでは、部下は本音を話しません。上司が部下に対して腹に抱えているものがあるように、部下もきっと上司にいいたいことがあるはずです。

ましてやりとりがすべて聞こえてしまうような壁のないオフィスで叱られているのなら、部下のプライドも傷つけてしまいます。話す環境、声のトーン、表情なども考慮し、部下の本音を引き出すことを心がけましょう。

話しやすい雰囲気を心がけることで、コミュニケーションを取りやすくなります。それがひいては円滑な報告・連絡・相談といった仕事の効率アップにもつながっていきます。

やる気や興味が湧くような言葉を使う

上司の言葉が素直に心に届くときはどのようなときでしょうか。それは上司に受け入れられていると感じるときです。人は自分を否定する相手の言葉を聞こうとはしません。むしろ敵対意識を持ってしまいます。

あくまでスマートに、声のトーンは柔らかく、表情も慈愛に満ちた感じで話しましょう。相手を傷つけるような言葉ではなく、やる気や興味が湧くような言葉を使うのがベストです。上司の期待に応えたいと思う。その気持ちから部下は成長の一歩を踏み出します。

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使えない部下を育てる

部下のタイプを把握する

一概に使えない部下といっても、さまざまなタイプがいます。彼らを育てるには、まずその部下がどのようなタイプなのか把握しなければなりません。

人付き合いが苦手で報告・連絡・相談ができないのか、常識がないのか、最終確認を怠っているのでミスが減らないのか。どのような仕事を不得手としているのか、その原因はなんなのか。それを探ることで自然と解決策が見えてくることがあります。

頭痛がするときにかゆみ止めの薬をつけても効きません。同じように使えない部下につける薬も、間違えて処方していたらなおるものもなおらないのです。医者が患者の症状を聞いて治療方法をたてるように、上司も部下の使えない原因を探り、そのタイプにあった解決策を模索する必要があります。

どの程度使えないのか重症度を把握する

使えないといっても、症状が軽いものから重いものまでさまざまでしょう。性格的な問題点はなかなか変えることができないので、周りにも悪影響を与えるような場合は、仕事内容を限定する必要がでてくるかもしれません。

逆に知識が足りないだけだったり、若さ故に目立ちたがったりしているようならば、足りないところを補ってあげたりサポートをするだけで、優秀な部下に化ける可能性があります。

なぜできないのだと叱る前に、自分が彼らを育成するために、自分はできることはすべてやってみたのかを反省してみましょう。部下を使えるように育て上げるのも、上司の仕事なのですから。

悪いところより良いところを探す

使えない部下の特徴に、叱れ慣れていることで「自分はダメだ」と自信を失いやすくなっているのがあげられます。ダメな部下を持つと、上司は厳しくなりがちです。しかしそれがずっと続いた場合、部下が気持ちを萎縮させてしまったり、コミュニケーションをはかるのが難しくなったりマイナス面が多く現れてしまいます。

人はダメな面もあれば、良い面もあります。事務能力が低くミスは多いけれど、コミュニケーション能力に長けていて人に好かれる人もいます。飲み込みが悪く説明に時間をかなり割くけれど、一度学んだ仕事はミスなく素晴らしい完成形を作り上げる人もいます。叱った後にふてくされても、歯を食いしばって「次こそは」と前をみられる部下もいます。

ダメな点ばかりを指摘することは簡単です。しかし彼らの良い面を見つめ、それにあわせた指導法や仕事内容を与える力量が、上司には求められるのです。

失敗部分より出来た部分を褒める

部下と接するとき、褒める比重よりも失敗を責める比重のほうが重くなってはいないでしょうか。人の成長を促すには、失敗を責めるだけではいけません。その人がなにかできたときに褒めることが大切です。

失敗は目立つので、責めることはたやすい。しかし、日常の中で部下を褒めることはなかなか難しいものです。褒めるのは小さなことでかまいません。期日を守れなかったのに守れた。書類の中にミスがなかった。そのような、これまでできなかったことができたときが、褒めるチャンスです。

部下の育成は子育てに近いものがあります。褒めたからといって、次もできるとは限らないでしょう。一進一退かもしれません。しかし気長に見守ってあげることも必要です。

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使えない部下の指導法

比較的簡単なものから任せてみる

かけ算の九九も知らない子供に、中学校の数学の問題を解かせようとしても出来ないのは当たり前です。しかし同じことを部下にもしていないでしょうか。「社会人○年目なのだから、このくらい出来て当たり前だ。」その常識を少し外しましょう。

まずは誰もが出来るような簡単な仕事を任せてみてください。それができたらもう少し難易度をあげます。そのうちに仕事が完遂できないものがでてきます。それがその部下の現在の力量です。

力量がわかった時点で、なにが難しかったのか本人に尋ねてみます。エクセルの計算式の使い方がわからなかったのかもしれません、疑問点があったときに質問をする勇気がなかったのかもしれません。問題点がわかった時点で、部下と共に問題の解決に取り組んでください。

報告連絡相談などの常識を教え込む

社会人経験が浅い内は、上司が当たり前だと思っている常識がないと考えたほうがよいです。下手したら「報連相」という言葉が「報告・連絡・相談」ということさえ知らない可能性があります。

まずはどの程度常識が欠落しているのか、数日でもよいので行動を共にしてみてください。小さな仕事を任せたときには、任せっぱなしにせずに、どのような課程で仕事をこなしているのか観察します。

電話の取り方、言葉遣い、その他の勤務態度など気になることがあれば、その都度丁寧に教え込みます。相手が素直に受け入れてくれれば部下は大きく成長するでしょう。

もしもふてくされるなど反応が悪い場合には、一度面談を行い、教えている内容が今後の社会人生活の中でいかに重要な部分か、本人が知らないと恥をかく部分であることを伝えてください。最初に手をかけることで、後の憂いを断つことができます。

自分で考えるくせをつけさせる

使えない部下の多くが、仕事を受け身にとらえています。上司から仕事を任せなければどうしてよいのかわからずに右往左往してしまい、自分で仕事を取ってくるという発想がありません。

仕事というのは、任された範囲内でより早く、より丁寧に、より完成形に持っていけるように自分なりに創意工夫するものです。部下には自分で考えるくせをつけさせましょう。

そのためにはマニュアルなどを上司が作成し、その通りに行うように命じる方法は避けます。完成形のみを提示し、仕事を完遂するにはどのような手順でなにをしたらよいのか考えるよう宿題を出します。簡単なマニュアルを本人に作らせることもよいでしょう。

部下が考えてきたものを、上司の考えと照らし合わせながら確認をします。ダメなところが目につくかもしれませんが、それを指摘する前に、よい点を褒めます。そうすることにより、部下は仕事の楽しさを学んでいきます。

成功体験を積み重ねられるよう段取りを細かく設定する

使えない部下は成功体験が少ないので、仕事の面白さを知りません。まずは仕事に対する意欲をかき立てるように、成功体験を積める設定をしてあげます。

たとえば、フォローに古参の優秀な従業員を付けたり、契約がほぼ取れるとわかっているような取引相手先を担当として与えるなどです。目標設定は低めに設定しましょう。また仕事を任せているあいだは、部下が失敗しないように上司は陰からフォローをします。

結果が出た際には、その成功体験自体が部下の大きな自信になります。しかし同時に、上司がフォローしてくれていたという信頼関係が構築されるのも大きな財産です。

わかりやすくシンプルな言葉で指示を出す

要領が悪かったり、言葉が通じないタイプには、わかりやすくシンプルな言葉で指示を出しましょう。できる上司ほど、その指示はわかりやすいものです。

言葉で説明するだけで不十分な場合は、図や表、イラストなどを視覚的に用いてみてください。言語理解を不得手とする部下も、この方法でなら理解が早いかもしれません。

また理解力に劣る部下は、一度に多くの情報を詰め込もうとしても限界があります。簡単な指示を3つほど。それがこなせたら次の指示を3つ。そのように情報を小出しにしつつ仕事を完遂まで導きましょう。

関わりのある周囲との連絡をこまめに促す

コミュニケーション能力が低い部下に対しては、関わりのある周りの人たちとこまめに連絡を取り合うように促します。本人に尋ねてもおそらく、連絡しているといいます。

そのため、上司は先回りをして部下が報告すべき従業員に、定期的に連絡を受けているか確認しておくとよいです。連絡が入っていない場合の上司の対応が重要です。部下を責めることは誰にでもできます。大切なのはなぜ部下が連絡をしなかったのかを知ることです。一方的に上から話すのではなく、部下の話に耳を傾けてみましょう。

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使えない部下が年上だったら

敬語は必須

上司は上司、年上は年上なので、お互いに敬語で話すべきです。もしも部下が敬語を話さない場合には、面談をします。年下とはいえ、上司である以上敬語を話してほしいむねを率直に伝えます。

ため口をきくような相手の指示を真摯に受け止めて、仕事を行うことは難しいこと。また周囲から厳しい視線を向けられるのは部下であるあなた自身だということを話してください。

仕事のミスを叱るのではなくミスが生じて困っていることを伝える

仕事のミスを直接指摘されると、自分自身を否定されたように感じることがあります。そのため部下が年上の場合は、多少遠回しでも仕事のミスを叱るのではなく、ミスが生じて困っていることを伝えてください。そのほうが相手の感情を害しません。

叱り方も少し変えれば、相手が素直に受け入れやすくなります。ポイントは相手の性格や失敗を直接攻撃したり、感情的に叱らないことです。理性的に、部下の行動によりどんな問題が生じ、だれが困っているのか状況説明をすることで相手の理解を促します。

大事な戦力の一員だと知らせる

居心地の良い雰囲気作りをするには、相手に会社や上司である自分にとって大事な戦力な一員であることを知らせましょう。やる気が出なかったり転職を考える原因となるのは、自分などいないほうがよいのではないかという居場所のなさです。

一度会社に居場所を実感すれば、今度はそれを守るために努力をするようになります。認めてくれる相手には、いくつになってもやはり褒められたいものです。年上の部下だったとしても、上司であるあなたは彼の親代わりにならなければなりません。

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スマートに部下を使えるよう人間関係の構築から始める

上司が素晴らしいかどうかは、部下をみればわかります。使えない部下を使えるように成長させることが、上司の役目なのです。

まずは「使えない」と眉をひそめることからやめてください。お互いに悪い感情を持ってしまえば、相手の言うことが耳に入らなくなってしまいます。部下とのコミュニケーションをはかり、人間関係の構築から始めましょう。好感情を抱く相手から期待されれば、苦言も耳に入るし、部下のさらなるやる気につながります。

 

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